Sono stati attivati alcuni gruppi di lavoro multidisciplinari che si occupano dei vari aspetti dell’attività dell’area, che può essere sintetizzata nei seguenti punti.

a) Gestione e organizzazione

Questo punto è ulteriormente classificabile nelle seguenti attività:

1. Analisi del percorso dei pazienti dalla prima visita ambulatoriale all’intervento chirurgico.

Si tratta di un’attività complessa e delicata dalla cui realizzazione dipende l’efficacia della gestione delle liste di attesa e della programmazione dell’attività operatoria delle singole divisioni. 

2. Pianificazione/programmazione delle sedute operatorie e monitoraggio dell’attività delle sale operatorie.

La pianificazione delle sale operatorie è mensile. L’assegnazione è effettuata dal Servizio Pianificazione Risorse tenendo conto delle liste di attesa per patologie, indicatori di efficienza, disponibilità di risorse (terapia intensiva, posti letto, attrezzature) e indisponibilità di sale/operatorie.

La programmazione operatoria delle singole divisioni è valutata settimanalmente e validata nei suoi aspetti gestionali. La programmazione permette di riassegnare, se occorre, le sedute operatorie non pianificate, programmare risorse idonee o allocare altrove risorse o apparecchiature non richieste.

Il servizio pianificazione risorse elabora reportistica ad hoc per ottimizzare il processo di ricovero e definire le azioni necessarie per una programmazione operatoria sempre più precisa e idonea all’utilizzo efficiente delle risorse. La reportistica è discussa nelle riunioni mensili del gruppo multidisciplinare e anche con i singoli Direttori delle divisioni chirurgiche, per valutare e risolvere eventuali criticità emerse.

b) Sostenibilità dell’attività e spending review

Il controllo di gestione, con la partecipazione attiva degli operatori, produce le cosiddette distinte base, cioè il costo delle singole procedure chirurgiche sulla base del tipo, quantità e costo delle attrezzature e materiali utilizzati, dei tempi di occupazione della sala operatoria e della durata delle degenze post-operatorie. Grazie alla costante collaborazione con gli infermieri della sala operatoria, questi indicatori sono stati regolarmente monitorati e le informazioni condivise e discusse con i chirurghi: la cooperazione di tutto il personale IEO ha consentito un’organizzazione ancora migliore in termini di qualità delle prestazioni e controllo dei costi.

c) Controllo della qualità e risk management

Particolare attenzione è posta alla qualità dell’attività, che è costantemente monitorata. Ecco due esempi:

1. Accanto all’attività chirurgica primaria finalizzata alla terapia delle neoplasie va considerata la gestione delle urgenze correlata con eventuali problematiche cliniche generate dalle terapie oncologiche, ovvero con l’evoluzione della malattia. In ottemperanza alle direttive delle organizzazioni internazionali Joint Commission International e OECI che certificano la qualità dell’attività IEO come Comprehensive Cancer Center, è stato istituito il  Registro delle urgenze in sala operatoria che consente di  monitorare l’attività in tempo reale e individuare eventuali criticità, condividendo con i Direttori analisi ed eventuali proposte di audit specifici.

2. La qualità e l’efficacia dell’attività clinica dipendono dalla corretta formazione e dall’aggiornamento del personale. In collaborazione con alcune Divisioni chirurgiche è stato messo a punto un sistema che permette di monitorare la qualità delle prestazioni divisionali e dei singoli chirurghi attraverso la registrazione e l’analisi di indicatori specifici e di proporre a ciascuno un percorso personalizzato di crescita e consolidamento delle proprie capacità.

d) Ricerca clinica

Una parte importante dell’attività di coordinamento dell’area riguarda la ricerca. Anche qui due esempi:

1. Lo sviluppo della chirurgia mini-invasiva e delle tecnologie robot-assistite necessita di una valutazione oggettiva delle indicazioni e della sostenibilità delle singole procedure in relazione ai risultati oncologici e funzionali. Tutti i chirurghi coinvolti hanno contribuito all’analisi della letteratura integrata con l'esperienza IEO e prodotto un documento che definisce le indicazioni e la sostenibilità di queste metodiche. Contemporaneamente si procede con l’analisi delle indicazioni e dei risultati della chirurgia laparoscopica, confrontandola con quella robot-assistita.

2. Lo sviluppo della chirurgia in Day Surgery ha incrementato le indicazioni terapeutiche che prevedono la dimissione in giornata anche dopo interventi eseguiti in anestesia generale. Per garantire questa dimissione protetta è stato istituito un monitoraggio del paziente dimesso attraverso contatti telefonici sistematici eseguiti da personale esperto tramite un apposito call center, che provvede ad assisterlo a distanza controllando l’andamento del post-operatorio e risolvendo  eventuali problemi intercorrenti.

In sintesi, il contributo multidisciplinare alle attività complesse e articolate dell’area delle risorse chirurgiche garantisce la qualità delle prestazioni: il monitoraggio continuo e sistematico ne consente una valutazione critica e puntuale volta al continuo miglioramento.